その在庫量は適正？在庫管理システム導入の前にすべきこと【そうじの力で組織風土改革】

こんにちは。
そうじで組織と人を磨く、日本で唯一の研修会社　株式会社そうじの力
代表取締役・組織変革プロデューサーの小早祥一郎です。

あなたの会社では、商品または備品の「自社にとって適正な量」を管理できていますか？
また、それを把握できていないまま、管理システムの導入を検討してはいないでしょうか？

もし在庫管理にお悩みを抱えているのであれば、ぜひ先に全社でそうじ（整理整頓）に取り組むことをおススメします。

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「普段見えない所」に、解決すべき問題が溜まっている

私はお手伝いをする会社に入ると、必ず、現場を見て回ります。
といっても、見る所は、表から見えるところではありません。
「裏」「奥」「隅」といった「普段見えない所」を中心に見て回ります。
その理由は、「見えない場所に、問題が溜まる」からです。

見える部分は目につきますから、誰でもある程度はキレイにしようという意識が働きます。
お客様の視線もありますから、あまりひどい状態にはできません。

しかし見えない場所には、そういったアラームが働かないので、不要物が溜まり、隠したいものが隠され、ゴミやホコリも溜まります。
「見えない所」というと、バックヤードや倉庫、資材置き場やトイレ、飲食店では厨房などがそれに当たります。

見落とされがちな、「商品以外の在庫」

そんな中で、私が最近よく目にするのが、事務用品などの大量のストックです。
たとえば、Ａ4のコピー用紙。
業種や職種によって違いますが、一か月にどのくらいの量を消費するのでしょうか？

この現場で、「これだけの紙を消費するのに、どのくらいかかりますか？」と問うてみたのですが、誰も正確には答えられません。
「3か月くらいですかね…」とのこと。

大量ストックの問題点

こうした大量ストックの問題点は、大きく3つ。

ひとつはスペースが狭くなること。
もうひとつは管理が行き届かなくなること。
そして最後は、不正などを招きやすくなること、です。

スペースが狭くなる

今や、頼めば翌日に配送される時代。
大量に何か月分もストックしておく理由は、まったく見当たりません。
ストックしておく量は、一週間分で事足りますし、余裕を見ても、一か月分でしょう。

「大量に買った方が単価が安い」という反論があります。
しかし、在庫量が多くなれば、それだけ保管しておくスペースが必要になります。

もしもオフィスを借りている場合、そのスペースには一日いくらのコストがかかっているでしょうか？
そのスペースを、別に有効活用することもできるのではないでしょうか？

総合的に考えると、単価が多少高いことなど吸収できるでしょう。

管理が行き届かなくなる

物が大量にあるだけで、管理も大変になります。
それだけあれば、常に「コピー用紙が欠品することはないだろう」という安心感が生まれます。
在庫量に目を光らせることがないので、いざ大量に使われた等イレギュラーがあった場合、適正な発注量がわからずさらに増えてしまう…などということも起こりかねません。

不正などを招きやすくなる

管理が行き届いていない物が大量にあるところは、何かを隠すのに絶好の場所です。

ここではあえて「何が」とは書きませんが、このようなところに「誰かにとって都合が悪いもの」が普段見えない所に隠されていたケースは多々あります。

在庫過多を防ぐための効果的な対策2点

こうした問題を防ぐ効果的な対策は、二つあります。

ひとつは、「見えない所」をこまめに掃除をすること。
もうひとつの方法は、こうした在庫をバックヤードに置かずに、表に出すことです。

「見えない所」をこまめに掃除をする

掃除をする際には、邪魔なものをいったんどかさなければなりません。
まず物が多すぎると、どかすのも一苦労です。

そしていざどかしてみると、大量にストックされているものを見て、「これはこれほど大量に要るのだろうか？」という疑問がわくはずです。

在庫をバックヤードに置かずに、表に出す

在庫をバックヤードに置かずに、表に出すことも良い方法です。
たとえば、コピー機のすぐ横に、置場を作ってもいいでしょう。
表に出ていれば、しょっちゅう目につきますから、適正な方向に収束していきます。

まとめ　管理するためには、まずそうじをしよう

こうした在庫管理に関して、「在庫管理システムを作ろう」とか、「在庫管理のソフトを導入しよう」という話になることがあります。

確かに、そのような仕組みを導入する過程で、管理方法についてはルールが決まっていくことでしょう。

でもまずは、そうじ（整理整頓）をして在庫量を見直すことで、より自社にあった管理手法が見つかったり、それ以前の問題に気が付き解決することもできるでしょう。

管理するためには、まずそうじ（整理・整頓）から。
ぜひ試してみてくださいね。